深度文章 | 你真的了解，采购部门绩效考核指标的深意吗？
编辑出处：博润顾问-小博
转发必须带编辑出处，小编不易！！
我们经常会面临公司管理层和采购管理组织针对采购人员的绩效考核。针对这些绩效考核指标，也就是通常所说的采购人员KPI考核，在努力完成组织或公司的考核指标时，你有没有想过这些指标的弦外之音?
具体来说，采购人员在其工作职责上，应该达到“适时、适量、适质、适价及适地”等目标。因此，其绩效评估应以“五适”为中心，并以量化的指标作为衡量绩效的尺度。具体可以把采购部门及人员的考核指标划分为以下五大类。
1、质量绩效：
采购的质量绩效可由验收记录及生产记录来判断。验收记录指供应商交货时，为公司所接受(或拒收）的采购项目数量或百分比；而生产记录是指交货后在生产过程发现质量不合的项目数量或百分比。相关公式可表示为：1.进料验收指标=合格(或拒收）数量/检验数量2.在制品验收指标=可用（或拒用）数量/使用数量拒收或拒用比率越高，表示采购人员的质量绩效愈差，也表明其能找到更为理想的供应商。
2、数量绩效：
指采购人员为争取数量折扣，从而达到降低价格的目的时，可能导致存货过多，甚至发生呆料、废料的情况。具体内容包括：1.储存费用指标，即现有存货利息及保管费用与正常存货水准利息及保管费用之差额。储存费用月越低，说明采购产品的利用率处在合理水平，它反映了采购人员与生产和销售部门的协调合作的效果，也是对采购人员、库存管理人员的重要考核内容。2.呆料、废料处理损失指标，即处理呆料、废料的收入与其取得成本的差额。存货积压利息及保管费用愈大，呆料、废料处理的损失愈高，显示采购人员的数量绩效愈差。但数量绩效，有时受到公司营业状况、物料管理绩效、生产技术变更或投机采购的影响，并不一定完全归咎于采购人员。这里需要采购人员自身和考核部门认真对待并加以区分。
3、时间绩效：
这项指标是用以衡量采购人员处理定单的效率，及对于供应商交货时间的控制。延迟交货，固然可能形成缺货现象，但是提早交货，也可能导致买方不必要的存货成本或提前付款的利息费用。1.紧急采购费用指标，即紧急运输方式（如空运)的费用与正常运输方式的差额。采购人员如何将紧急采购费用控制在合理成本水平，需要供应商积极调整供应时间，控制供应水平和节奏，是对采购人员极大的考验。2.停工断料损失指标，即停工期间作业人员薪资损失。除了前述指标所显示的直接费用损失外，还有许多间接损失。例如经常停工断料，造成顾客定单流失，员工离职，以及恢复正常作业时，机器各项调整(包括温度、压力、生产线切换等）所需的时间及成本大增；紧急采购会使购入的价格偏高，质量欠佳，也会产生因赶工而必须支付额外的加班费用。这些费用与损失，通常都没有加以估算在此项标内，如果将这些指标量化并对采购人员加以考核，那么需要采购人员具备更加专业的时间管理知识。
在提高绩效管理方面，现有的科学技术为企业追踪采购情况提供了各种便捷的工具。某公司采用ERP系统后，在采购上根据主计划和物料清单对库存量进行查对，由计算机快速计算出所缺物料的品种、数量和进货时间，将采购进货下达到各个厂。然后由采购人员从系统中查看各供应商的历史信息，根据其价格、供货质量、服务等指标来选择供应商。这既能准确、高质量地实现物料采购，又大大缩短了采购周期。由于采购的准确和及时，使库存量大大降低。同时，系统对库存量的上限和下限有严格的控制，只要库存量达到了上限，系统就会给出报警信号，则物料无法再进入仓库；而达到下限时，系统也会提醒采购人员立即补充库存，起到了自动提示和监督的作用。通过系统得到准确客观的数据，从而便于对采购部门及人员的量化考核。
在实际操作中，有些企业虽然配备了ERP系统，但是并没有充分发挥信息技术的优势，使用率不高，甚至将现有的系统置之不用，仍然使用土办法，导致效率低下，采购部门的考核指标模糊不清，没有客观的数据。这都是应该值得注意的地方。
4、价格绩效：
价格绩效是企业最重视及最常见的衡量标准。透过价格指标，可以衡量采购人员议价能力以及供需双方势力的消长情形。采购价差的指标，通常有下列几种：
1.实际价格与标准成本的差额：主要是指企业采购画品的实际价格与企业事先确定的商品采购标准成本的差额，它反映企业在采购商品过程中实际采购成本与采购标准成本的超出或节约额。
2.实际价格与过去移动平均价格的差额：指企业采购商品的实际价格与已经发生的商品采购移动平均价格的差额，它反映企业在采购过程中实际采购成本与过去采购成本的超出或节约额。
3.比较使用时的价格与采购时的价格之间的差额：是指企业在使用材料时的价格与采购时的价格的差额。
4.将当期采购价格与基期采购价格之比率与当期物价指数与基期物价指数之比率相互比较：该指标是动态指标，主要反映企业材料物资价格的变化趋势。
针对采购人员的价格绩效指标考核，需要将实际采购成本、历史（标准）成本、目标成本，成本下降目标、标杆成本的详细数据做客观参面的分析。客观评价组织的运营状况和实际的采则议价能力。
5、采购效率（活动)指标：
以上质量、数量、时间及价格线效是就采购人员的工作效果来衡量，另外还需要对其采购效率进行衡量，以期考核更为客观和准确，并反映更多可以改进的问题。
1.年采购金额，是指企业一个年度商品或物资的采购总金额，包括生产性原材料和零部件采购总额、非生产采购总额、原材料采购总额古总成本的比例等。其中最重要的是原材料采购总额，它还可以按不同的材料进一步细分为包装材
料、电子类零部件、塑胶件、五金件等，也可接采购付款的币种分为人民币采购额及其比例
2.年米购金额占销售收入的百分比，是指企业在一个年度里商品或物资总额占年销售收入的比例，它反映企业采购资金的合理性。
3.订购单的件数，是指企业在一定时期内采购商品的数量，主要按ABC管理法，对A类商品数量进行反映。这项指标需要与销售部门的销售绩效指标结合进行。
4.采购人员的人数，是指反映企业专门从事采购业务的人数，它是反映企业劳动效率指标的重要因素。
5.采购部门的费用，是一定时期采购部门的经费支出，它反映采购部门的经济效益指标。
6.新供应商开发个数，是指企业在一定期间采购部门与新的供应商合作数量，它反映企业采购部门的工作效率。
7.采购计划完成率，是指一定期间内企业商品实际采购额与计划采购额的比率，它反映企业采购部门采购计划完成的情况。
8.错误采购次数，是指一定时期内企业来购部门因工作失职等原因造成错误采购的数量，它反映企业采购部门工作质量的好坏。
9.订单处理的时间，是指企业在处理订单的过程中所需要的平均时间，它反映采购部门的工作效率。
6、采购绩效评估的标准：
有了绩效评估的指标之后，必须考虑依据何种标准作为与目前实际绩效比较的基础。常见的标准如下：以往绩效：选择公司以往的绩效，作为评估自前绩效的基础，是相当有效的做法。但公司采购部门，无论组织、职责或人员等，均应在没有重大变动的情况下，才适合使用此项标准。预算或标准绩效：若过去的绩效难以取得或采购业务变化很大，则可通过预算或以标准绩效作为衡量基础。标准绩效的设定，有以下三种原则：
1.固定的标准。标准一旦建立，则不再随意变动。
2.理想的标准。指在完美的工作条件下，应有的绩效。
3.可达成的标准。在现状下，应该可以做到的水平，通常依据当前的绩效加以考量设定。
同行业平均绩效：若其他同行业公司在采购组织、职责和人员等方面，均与公司相似，则可以与其绩效进行比较，以辨别彼此在采购工作成效上的优劣。若个别公司之绩效资料不可得，则可以整个同业绩效的平均水准来比较。
目标绩效：预算或标准绩效是在现状下，应该可以达成的工作量；而目标绩效则是在现状下，非经过一番特别努力，否则无法完成的较高目标。目标绩效代表公司管理者，对工作人员追求最佳绩效的期望值。这一目标绩效，常以同业最佳绩效水准为标竿。
7、绩效评估的人员和方式：
1.采购部门主管。由采购主管负责评估，注意采购人员的个别表现，并兼收监督与训练效果。
2.会计部门和财务部门。采购金额占公司总支出的比例越高，采购成本对公司的利润影响越大，会计和财务部门不但掌握公司产销成本数据，对资金的取得与付出亦做全盘控制，故对采购部门的工作绩效，可以参与评估。
3.工程部门或生产控制部门。若采购项目的质量与数量，对企业的最终产出影响很大时，有时可以由工程或生产控制人员评估采购部门的绩效。
4.供应商。公司通过正式或非正式渠道，向供应商探询其对于采购部门或人员的意见，以间接了解采购作业的绩效和采购人员的素质。
5.外界的专家或管理顾问。为避免公司各部门之间的本位主义或门户之见，可以特别聘请外部的采购专家或管理顾问，针对全盘的采购制度、组织、人员及工作绩效，作客观的分析与建议。
评估方式：
采购人员工作绩效的评估方式，可分为定期方式和不定期方式。
1、定期方式
定期的方式是以人的表现，如工作态度学习能力、协调精神、忠诚度为考核内容。若能以目标管理的方式，即从各项工作绩效指标中，送出年度重要性比较高若干个定为目标，年终按实际达成情况加以考核，则能进一步提升个人或部门的采购绩效，并且因为对事不对人，相对来说比较客观公正。
2、不定期方式
不定期的绩效评估，常以专案方式进行。例如公司要求某项特定产品的采购成本降低10%。当设定限期一到，评估实际的成果是否高于或低于10%，并以此给予采购人员通当的奖惩。这种评估方式对于采购人员的土气有相当大的提升作用，特别适用于新产品的开发计划、资本支出预算、成本降低专案等。
作者：张怡 图片来源于：网络
后期编辑出处：博润顾问--小博（如转发必须标注）
如何提高采购专业能力？总有一款适合你！
特斯拉年底前实现零部件100%国产化！谁会是下一个供应商？
一文详解优衣库供应链，如何将库存周转缩短至7天？
一张图告诉你战略采购的10大秘籍
1500个采购供应链课程随时在线学习！不容错过！
奔驰潜在供应商评估指南
Incoterms2020贸易术语管控与进出口关务实务